Kaufmännische Fachkraft Büromanagement (m/w/d)

In unserer Mühle produzieren wir seit vielen Generationen beste Qualitätsmehle, die den sich verändernden Kundenanforderungen ständig angepasst werden. Durch laufende, umfangreiche Um- und Neubauten zur Modernisierung und Optimierung aller Herstellungsprozesse und Betriebsabläufe, hat sich die Porta Mühle zu einem starken, leistungsfähigen Partner der Back- und Backmittelbranche entwickelt. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte ### Kaufmännische Fachkraft / Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) in Teilzeit, ca. 20–30 Stunden pro Woche Die Arbeitszeit liegt überwiegend am Vormittag. ## Ihre Aufgaben In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie kaufmännische und organisatorische Aufgaben mit Schwerpunkt auf der Auftragsabwicklung. Gleichzeitig unterstützen Sie die internen Abläufe sowie die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und tragen dazu bei, dass Informationen, Termine und Vorgänge zuverlässig koordiniert werden. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Annahme und Erfassung von Kundenbestellungen und Aufträgen
• Bearbeitung und Pflege von Aufträgen im ERP-System
• Erstellung von Lieferscheinen und weiteren auftragsbezogenen Dokumenten
• Prüfung, Bearbeitung und Zuordnung von Eingangsrechnungen • Überwachung und Koordination laufender Aufträge
• Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen und internen Schnittstellen
• Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses zwischen den beteiligten Bereichen
• Pflege von Kunden-, Auftrags- und Stammdaten
• Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz und organisatorischer Anliegen
• Koordination und Abstimmung von Terminen und internen Abläufen
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten und Informationen für interne Abstimmungen und Besprechungen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings • Übernahme allgemeiner kaufmännischer und administrativer Aufgaben
• Eigenständige Unterstützung bei organisatorischen Themen im Tagesgeschäft ## Ihr Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Industriekaufmann/Industriekauffrau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung, im Büromanagement oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeit von Vorteil
• Freude an einer vielseitigen Tätigkeit, die kaufmännische, organisatorische und koordinierende Aufgaben miteinander verbindet
• Sicherer Umgang mit dem PC und den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Erfahrung mit einem ERP-System ist wünschenswert
• Gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Logisches und lösungsorientiertes Denken
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein
• Gute Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und der Unterstützung interner Ansprechpartner
• Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit internen Informationen
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten und Prioritäten sinnvoll zu setzen ## Wir bieten
• Eine abwechslungsreiche kaufmännische Tätigkeit mit vielseitigen Aufgaben
• Eine verantwortungsvolle Position mit Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche
• Direkte Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und der Geschäftsleitung
• Geregelte Arbeitszeiten mit Schwerpunkt am Vormittag
• Eine Teilzeitstelle mit ca. 20–30 Wochenstunden
• Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege
• Eine strukturierte Einarbeitung
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit Raum für Organisation und Mitgestaltung ## Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie persönlich kennenzulernen. Möchten Sie Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!