Mitarbeit Veranstaltungsmanagement und Ticketing (m/w/d)

Das Festkomitee Kölner Karneval von 1823 e. V. ist der Dachverband von mehr als 140 Karnevalsgesellschaften und vertritt die Interessen zehntausender Karnevalistinnen und Karnevalisten in Köln. Die Gemeinnützige Gesellschaft des Kölner Karnevals mbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Festkomitees. Mit rund 25 Mitarbeitenden übernimmt sie vielfältige Aufgaben rund um den Kölner Karneval. Dazu gehören insbesondere die Organisation des Rosenmontagszuges, die Betreuung der Festwagen und Traktoren, die Mitwirkung an den Fernsehübertragungen von Karnevalssitzungen bei ARD, WDR und ZDF, der Betrieb des Kölner Karnevalsmuseums sowie die Planung und Durchführung zahlreicher Veranstaltungen. Zur Verstärkung unseres Teams in der Geschäftsstelle in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Veranstaltungsmanagement und Ticketing (m/w/d) . In dieser Funktion übernehmen Sie Aufgaben in der Planung und Durchführung unserer Veranstaltungen sowie im Ticketing und Gästemanagement . Sie begleiten Veranstaltungen von der organisatorischen Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung und verantworten zugleich wesentliche Teile des Kartenverkaufs, der Kontingentverwaltung, der Platzierung und der Betreuung unserer Gäste und Kunden. Die Tätigkeit verbindet damit klassische Aufgaben des Veranstaltungsmanagements mit einem professionellen Ticketing und einem anspruchsvollen Gäste- und Kundenservice. Das sind Ihre Aufgaben Veranstaltungsplanung und -organisation

• Sie wirken an der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer internen und externen Veranstaltungen mit.
• Sie koordinieren organisatorische Abläufe und stimmen diese mit den beteiligten internen Bereichen, externen Dienstleistern und weiteren Ansprechpartnern ab.
• Sie erstellen und pflegen Ablaufpläne, Gästelisten, Begrüßungslisten und weitere für die Durchführung der Veranstaltungen erforderliche Unterlagen.
• Sie übernehmen das organisatorische Briefing der bei den Veranstaltungen eingesetzten Mitarbeitenden und der Gästebetreuung.
• Sie koordinieren Saal-, Tisch- und Raumplanungen einschließlich gegebenenfalls erforderlicher Neben-, Bewirtungs- und Imbissbereiche.
• Sie unterstützen bei der organisatorischen Vorbereitung vor Ort und begleiten die Durchführung unserer Veranstaltungen.
• Sie wirken an der Nachbereitung und Erfolgskontrolle der Veranstaltungen mit und erstellen hierzu erforderliche Übersichten und Auswertungen.
• Sie arbeiten eng mit den unterschiedlichen Bereichen unserer Geschäftsstelle sowie mit Vorstand, Dienstleistern und weiteren Beteiligten zusammen. Ticketing und Gästemanagement
• Sie betreuen und steuern unser digitales Ticketingsystem in enger Zusammenarbeit mit unserem externen Ticketing-Dienstleister.
• Sie übernehmen das operative Ticketing für unsere Veranstaltungen – von der Einrichtung der Veranstaltungen und Kontingente über den Verkauf bis zur Nachbereitung.
• Sie koordinieren Kartenkontingente sowie individuelle Karten- und Platzierungswünsche unserer Kunden, Partner, Gesellschaften und Gäste.
• Sie übernehmen das Einladungs- und Gästemanagement für unsere Veranstaltungen und behalten Einladungen, Rückmeldungen, Kontingente und besondere Anforderungen im Blick.
• Sie koordinieren die Platzierung unserer Gäste in enger Abstimmung mit dem Vorstand und den jeweils Verantwortlichen für die Veranstaltung.
• Sie betreuen unsere Kundenhotline sowie schriftliche Anfragen und sorgen für einen freundlichen, verbindlichen und professionellen Service.
• Sie erstellen laufende Übersichten zu Ticketkontingenten, Verkaufsständen, Auslastung und weiteren relevanten Kennzahlen.
• Sie prüfen und kontrollieren die Abrechnungen unseres Ticketing-Dienstleisters.
• Sie pflegen Kunden-, Gäste-, Ticket- und Veranstaltungsdaten sorgfältig in unseren Datenbanken und Systemen. Darüber hinaus übernehmen Sie im Zusammenhang mit Ihren Aufgaben allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten innerhalb unserer Geschäftsstelle. Das bringen Sie mit
• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bzw. zum Veranstaltungskaufmann oder über eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung.
• Sie haben bereits Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement, Ticketing oder in einem vergleichbaren dienstleistungsorientierten Umfeld gesammelt.
• Sie verfügen über ausgeprägtes Organisationstalent und haben Freude daran, Veranstaltungen strukturiert vorzubereiten und zuverlässig umzusetzen.
• Gleichzeitig arbeiten Sie gerne mit Zahlen, Kontingenten, Saal- und Platzierungsplänen sowie digitalen Ticketing- und Verwaltungssystemen.
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen; insbesondere gute Kenntnisse in Excel sind für die Tätigkeit von Vorteil.
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig, zuverlässig und selbstständig und behalten auch bei mehreren gleichzeitig laufenden Vorgängen den Überblick.
• Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und begegnen unseren Gästen, Mitgliedern, Kunden und Geschäftspartnern freundlich, aufmerksam und verbindlich.
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie über ein professionelles und sicheres Auftreten.
• Sie kommunizieren sicher und verbindlich – persönlich, telefonisch und schriftlich – und verfügen über eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache.
• Sie sind teamorientiert, hilfsbereit und diskret und können auch in arbeitsintensiven Phasen Prioritäten setzen und Aufgaben zuverlässig zum Abschluss bringen.
• Sie bringen Verständnis für die besonderen Strukturen des Kölner Karnevals sowie für die Anliegen unserer Karnevalsgesellschaften und der zahlreichen ehrenamtlich engagierten Menschen mit.
• Da ein Teil unserer Veranstaltungen außerhalb klassischer Bürozeiten stattfindet, bringen Sie die Bereitschaft mit, bei Bedarf insbesondere während der Karnevalssession auch abends und an Wochenenden tätig zu sein. Das bieten wir Ihnen
• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Herzen des Kölner Karnevals,
• ein vielfältiges Aufgabengebiet zwischen Veranstaltungsorganisation, Ticketing und Gästemanagement,
• einen sicheren Arbeitsplatz in einem außergewöhnlichen und traditionsreichen Umfeld,
• eine angemessene und attraktive Vergütung,
• Weihnachts- und Urlaubsgeld,
• ein JobTicket,
• die Möglichkeit zur Nutzung eines JobRads,
• Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten,
• regelmäßige Teamevents,
• ein sympathisches und interdisziplinäres Team,
• kurze Abstimmungs- und Entscheidungswege,
• Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und persönliche Entwicklung sowie
• eine Tätigkeit, bei der karnevalistische Tradition und moderne Veranstaltungs- und Organisationsstrukturen miteinander verbunden werden. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit einem aussagekräftigen Lebenslauf, einem kurzen Motivationsschreiben und relevanten Zeugnissen. Bitte übersenden Sie Ihre Unterlagen möglichst zusammengefasst in einer PDF-Datei per E-Mail an [ [email protected] ]( Bitte teilen Sie uns dabei auch Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin mit. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen. Gemeinnützige Gesellschaft des Kölner Karnevals mbH Köln [www.koelnerkarneval.de](