Projektkoordinator:in / Agile Coach (m/w/d) – "Smarte Administration mit Künstlicher Intelligenz", E

# Projektkoordinator:in / Agile Coach (m/w/d) – "Smarte Administration mit Künstlicher Intelligenz" , EG 13 TV-H , befristet , Teilzeit (derzeit 30 Wochenstunden) Bewerbungsfrist: 28.10.2026 Einstellungsbeginn: baldmöglichst Kennziffer: 39508 Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2031 im Rahmen des Vorhabens „Smarte Administration mit Künstlicher Intelligenz“ des Hessischen Digitalpakts Hochschulen 2026-2031 befristet gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 TzBfG. Über uns An der Universität Kassel gestalten wir die digitale Transformation aktiv und mitarbeiterzentriert. Im Rahmen des hessischen Verbundprojekts "Smarte Administration mit KI" (gefördert durch den Hessischen Digitalpakt Hochschulen 2026-2031) übernimmt die Universität Kassel die landesweite Federführung. Ziel des Verbunds ist es, praxisnahe, datenschutzkonforme und kooperativ entwickelte KI-Lösungen für administrative Prozesse der hessischen Hochschulen bereitzustellen. Um die Zusammenarbeit der beteiligten Hochschulen erfolgreich zu steuern, Synergien zu heben und den Wissenstransfer zu moderieren, suchen wir im Digitalisierungsbüro (DTO) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Projektkoordinator:in und Agile Coach. Ihre Aufgaben In dieser Rolle sind Sie die zentrale Koordinationsstelle und die kommunikative Drehscheibe des landesweiten Verbundprojekts. Sie schaffen verlässliche Strukturen für die Zusammenarbeit der Partnerhochschulen und sorgen dafür, dass gemeinsame Ziele, Entscheidungen und Ergebnisse transparent und verbindlich verfolgt werden.

• Landesweite Projektkoordination & Moderation : Sie führen die Fäden des Verbundprojekts partnerschaftlich zusammen, organisieren den hochschulübergreifenden Austausch und moderieren Arbeitsgruppen, Entscheidungsprozesse und gemeinsame Entwicklungsformate.
• Agiles Projektmanagement : Sie koordinieren die Teilprojekte der Partnerhochschulen, schaffen Transparenz über Abhängigkeiten, Meilensteine und Risiken und unterstützen die Teams dabei, Hindernisse zu lösen und ihre Vorhaben zielgerichtet weiterzuentwickeln.
• Schnittstellen- und Entscheidungsmanagement : Sie ermöglichen die Bündelung fachlicher, organisatorischer und technischer Perspektiven, erstellen Entscheidungsvorlagen für das Steuerungsgremium und koordinieren die Abstimmung zwischen Partnerhochschulen, Teilprojekten und beteiligten Akteuren.
• Projektcontrolling & Berichtswesen : Sie behalten Zeitplanung, Meilensteine, Ressourcen und Budgetvorgaben im Blick und erstellen die erforderlichen Berichte und Verwendungsnachweise gemäß den Vorgaben des Förderprogramms.
• Wissensmanagement & Transfer : Sie bereiten Projektergebnisse, Erfahrungen, Best Practices und Dokumentationen strukturiert auf. Sie schaffen die organisatorischen Voraussetzungen dafür, dass gemeinsam entwickelte KI-Lösungen auch von weiteren hessischen Hochschulen verstanden, übernommen und nachhaltig genutzt werden können. Ihr Profil Wir suchen eine kommunikationsstarke und integrationsfähige Persönlichkeit, die komplexe Kooperationen strukturiert, unterschiedliche Interessen zusammenführt und den Einsatz von KI in der Hochschulverwaltung aktiv mitgestalten möchte.
• Wissenschaftlicher Hochschulabschluss : Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (z. B. Master/Diplom Uni) in den Fachrichtungen Wirtschaftsinformatik, Projektmanagement, Informationswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre (mit IT-Schwerpunkt) oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erfahrung im Projekt- und Verbundmanagement : Sie bringen mehrjährige einschlägige Erfahrung in der Koordination komplexer Projekte, organisationsübergreifender Kooperationen oder agiler Teams mit. Erfahrungen im Hochschulumfeld, im öffentlichen Dienst und in Projekten mit Förderung durch öffentliche Stellen sind von Vorteil.
• Kommunikations- und Moderationskompetenz : Sie verfügen über herausragende kommunikative Fähigkeiten. Sie können unterschiedliche Interessen zusammenführen, anspruchsvolle Abstimmungen strukturiert moderieren und auch in komplexen Konstellationen tragfähige Vereinbarungen herbeiführen.
• KI- und Transformationsverständnis : Sie verfügen über ein sicheres Verständnis moderner KI-Technologien, ihrer Einsatzmöglichkeiten und der damit verbundenen organisatorischen Herausforderungen. Technische und fachliche Zusammenhänge können Sie einordnen, verständlich vermitteln und in die Steuerung des Verbundprojekts einbeziehen.
• Methodenkompetenz : Sie verfügen über fundierte Kenntnisse agiler und klassischer Projektmanagementmethoden, beispielsweise Scrum, Kanban oder hybrider Vorgehensmodelle. Eine Zertifizierung als Scrum Master, Product Owner oder nach PRINCE2 beziehungsweise IPMA ist von Vorteil.
• Strukturierte Arbeitsweise : Sie behalten auch bei mehreren beteiligten Organisationen, parallelen Teilprojekten und unterschiedlichen Interessen den Überblick und sorgen für nachvollziehbare Entscheidungen, verbindliche Absprachen und transparente Kommunikation.
• Reisebereitschaft zu einzelnen Vor-Ort-Terminen innerhalb Hessens Was wir Ihnen bieten
• Eine verantwortungsvolle Koordinationsrolle mit Gestaltungsspielraum an der Schnittstelle von Künstlicher Intelligenz, Hochschulverwaltung und landesweiter Zusammenarbeit
• Eine Vergütung nach EG 13 TV-H einschließlich Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge (VBL)
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Das kostenfreie Landesticket Hessen für den gesamten Regional- und Nahverkehr (2. Klasse) Bei Rückfragen steht Benjamin Stöber, E-Mail: benjamin.stoeber(at)uni-kassel.de, zur Verfügung.