Facilities Assistant (m/w/d)

JLL empowers you to shape a brighter way . Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward. What this job involves: In dieser Position bist du das Rückgrat unseres Facility Management Teams und sorgst dafür, dass der tägliche Betrieb an deinem Standort reibungslos funktioniert. Du koordinierst alle operativen Aufgaben – von der Steuerung externer Dienstleister über den professionellen Empfang unserer Gäste bis hin zur Verwaltung von Rechnungsprozessen. Mit deinem Organisationstalent und deiner Hands-on-Mentalität stellst du sicher, dass sich alle Mitarbeitenden in unserem Gebäude wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Du arbeitest eng mit verschiedenen internen und externen Partnern zusammen und bist Ansprechperson für alle Themen rund um Gebäudebetrieb, Sicherheit und Administration. What your day-to-day will look like:

• Koordinierst Housekeeping-Aktivitäten, beschaffst Verbrauchsmaterialien und stellst sicher, dass alle Bereiche des Gebäudes einwandfrei gepflegt sind
• Erteilst Aufträge an Haustechnik und externe Dienstleister, verfolgst offene Aufträge systematisch nach und koordinierst Termine effizient
• Verwaltest das Schlüsselsystem und Mitarbeiter-Locker sowie die Organisation der Konferenzraum-Buchungen
• Betreust die Rezeption professionell: empfängst Besucher herzlich, beantwortest Telefonate und E-Mails auf Deutsch und Englisch
• Bearbeitest die Post (Annahme, Sortierung, Verteilung und Versand) und unterstützt bei Event-Anfragen durch Koordination von Dienstleistern • Überwachst das Rechnungswesen für deine Standorte, führst Rechnungskontrollen durch und klärst fehlerhafte Rechnungen eigenständig
• Erstellst Statistiken für Management-Reporting und organisierst Sicherheitsschulungen gemäß gesetzlicher Vorgaben
• Arbeitest eng mit der IT-Abteilung und dem Facility Manager zusammen, um administrative Prozesse kontinuierlich zu optimieren Required qualifications:
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• Nachweisbare Erfahrung im Facility Management, Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Fundierte Kenntnisse in Procurement-Prozessen und im Umgang mit Dienstleistersteuerung
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Detailgenauigkeit und eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft zur Einarbeitung in Facility Management-Systeme wie Corrigo, E1 und Oracle Preferred qualifications:
• Erfahrung mit Facility Management-Software (z. B. Corrigo, E1 oder vergleichbare Systeme)
• Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit und Compliance-Themen im Gebäudemanagement
• Erfahrung im Event-Management oder in der Koordination interner Veranstaltungen
• Grundkenntnisse im Rechnungswesen oder in der Budgetverwaltung
• Serviceorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist Location: On-site –Munich, DEU Job Tags: Hiring If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table! At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing. JLL Privacy Notice Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely. For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement . For additional details please see our career site pages for each country. Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at [email protected] . This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.