Mitarbeiter:in im Schulbüro / Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (15-25 Stunden)

Über uns: Wer wir sind Wir sind eine lebendige Schule in freier Trägerschaft mit angeschlossenem Kindergarten und Hort. Mitten in der Schanze lernen und wachsen bei uns 400 Kinder vom Kleinkindalter bis zum Schulabschluss in der 13. Klasse in einer familiären und wertschätzenden Gemeinschaft. Verwaltung, das pädagogische Kollegium und die Elternschaft arbeiten partnerschaftlich zusammen, um den Kindern einen geschützten und inspirierenden Ort für ihre Entwicklung zu bieten. Das Schulbüro bildet das vielseitige und dynamische Kommunikationszentrum unseres Schulalltags. Als erste Anlaufstelle für Eltern, Kinder, das Kollegium und Behörden koordinierst du den täglichen Organisations- und Verwaltungsablauf. Deine Aufgabenschwerpunkte im Überblick

• Front Office, Material & Kommunikation: Als Herz des Schulbüros übernimmst du den herzlichen Empfang und die Beratung von Familien (E-Mail, Telefon, persönlich). Du pflegst die Homepage, koordinierst den Infofluss zwischen Kollegium und Eltern und entlastest Pädagog:innen administrativ. Die Materialbeschaffung für Unterricht und Büro läuft über dich.
• Aufnahme- & Quereinsteiger-Management: Du begleitest interessierte Familien von der ersten Anfrage bis zur Aufnahme und arbeitest eng mit dem Quereinsteigerkreis für Kinder bei Unterlagen und Terminen zusammen.
• Vertrags-, Gutschein- & Behördenwesen: Eigenverantwortlich erstellst und verwaltest du Schul-, Hort- und Kindergartenverträgen. Du überwachst Kitagutscheine, wickelst das behördliche Meldewesen ab (Statistiken, Rückstellungen) und erstellst Unfallanzeigen. Zudem unterstützt du die Leitung bei Berichten und Anträgen.
• Datenpflege & IT-Systemverwaltung: Du führst Schülerakten (analog/ digital) und sicherst die Datenqualität durch die Pflege der Stammdaten in spezifischen Systemen inklusive regelmäßiger Stichtagsüberprüfungen.
• Projekte & Veranstaltungen: Du unterstützt bei Schulveranstaltungen sowie Projekten bei der Vorbereitung, Koordination und Kommunikation und wirkst im Marketing mit. Das bringst du mit Als Schule und Kita ist Bildung unsere tägliche Lebenswelt, und wir stehen für lebenslanges Lernen ein. Daher interessiert uns mehr als deine bisherige Erfahrung deine Bereitschaft, dich auf neue Aufgaben und Weiterentwicklung einzulassen. Wir wünschen uns von dir:
• Berufserfahrung: Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Schul- oder Kitakontext bzw. in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil.
• Systemkenntnisse: Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und die Bereitschaft, dich in neue Systeme einzuarbeiten.
• Arbeitsweise: Ein hohes Maß an Strukturierung, Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Fristen sowie absolute Diskretion und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
• Soft Skills: Kommunikationsstärke, Empathie im Umgang mit Kindern und Eltern sowie die Fähigkeit, auch in turbulenten Zeiten den Überblick im Front Office zu behalten. Was wir dir bieten
• Eine vielseitige Aufgabe mit viel Raum für eigenverantwortliches Arbeiten.
• Ein lebendiges und wertschätzendes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Pädagogik und Verwaltung.
• Eine faire Bezahlung angelehnt an den TV-L
• 30 Tage Urlaub
• Wir suchen ab dem 01.11.2026
• Wir würden die Stelle zunächst auf 1 Jahr befristen, aber eine dauerhafte Beschäftigung ist geplant. Möchtest du Teil unseres engagierten Teams werden und die organisatorischen Fäden im Hintergrund zusammenhalten? Wir freuen uns auf dich! Sende deine Bewerbung gerne an: [email protected]