Verwaltungsfachangestellte/r - Bundesverwaltung

Ihre Aufgaben Ihr Schwerpunkt liegt in der Forschungsadministration, wo Sie die Qualität der administrativen Abläufe sicherstellen. Nach einer strukturierten Einarbeitung übernehmen Sie Ihren Aufgabenbereich eigenständig und bringen sich langfristig in die Weiterentwicklung dieser Funktion ein. Zu Ihren Aufgaben zählen: º Administrative Begleitung von Forschungsprojekten: Sie begleiten unsere Forschenden bei Antrags- und Auftragsprojekten º Schnittstellen- und Informationsmanagement: Sie koordinieren den Informationsfluss zwischen Departmentleitung, Instituten sowie zentralen Serviceeinrichtungen und unterstützen die interne Abstimmung im Bereich Forschung. Zudem geben Sie erste administrative Orientierung, etwa bei Fragen zu Open Science, Open Access oder Forschungsdatenmanagement º Prüfung und Aufbereitung von Unterlagen: Sie prüfen Projekteinreichungen formal (Kostenkalkulationen, Fördervorgaben etc.), bereiten Unterlagen strukturiert auf und erstellen präzise Datenauswertungen in Excel º Projektabrechnung und Audit-Support: Sie wirken bei Projektabrechnungen und externen Finanzprüfungen mit und stimmen sich dabei mit den zuständigen Serviceeinrichtungen ab º System- und Prozessunterstützung: Sie unterstützen bei internen Abläufen und bei der Anwendung universitärer Tools wie FIS und ArgeData º Organisation im Departmentmanagement: Sie koordinieren organisatorische und administrative Abläufe, insbesondere Besprechungen, Veranstaltungen und weitere laufende Aufgaben, dokumentieren Ergebnisse und stellen die strukturierte Nachverfolgung von Themen, Fristen und Unterlagen sicher Ihr Profil º Qualifikation: Abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene höhere Schulausbildung mit Matura (z. B. HAK, HLW oder gleichwertiger Schulabschluss) jeweils mit relevanter Berufs- bzw. Praxiserfahrung. Bewerbungen aus dem kaufmännischen oder administrativen Bereich sind uns ebenso willkommen wie aus dem Wissenschafts- oder Universitätsumfeld º Arbeitsweise und Selbstorganisation: Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu organisieren und Prioritäten zu setzen. Ideen zur Weiterentwicklung administrativer Abläufe bringen Sie gerne ein º Zahlen und strukturiertes Denken: Ausgeprägtes Zahlenverständnis und Freude an der Datenorganisation; Bereitschaft, sich rasch in neue Sachverhalte einzuarbeiten und Zusammenhänge strukturiert zu erfassen º IT-Kompetenz: Sehr gute IT-(Anwender*innen-)Kenntnisse (insbesondere MS Office) º Kommunikation und Teamkultur: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; serviceorientierte, wertschätzende Kommunikation sowie Offenheit für unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungen und Hintergründe º Von Vorteil, aber keine Voraussetzung: Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe, Erfahrung in der administrativen bzw. finanziellen Abwicklung wissenschaftlicher Projekte (inklusive Projektabrechnung), Kenntnisse der österreichischen und internationalen Förderlandschaft sowie Grundkenntnisse in SAP bzw. im Rechnungswesen Erscheinungstermin: 01.09.2026 Bewerbungsfrist: 15.09.2026 Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. º Motivationsschreiben º Lebenslauf º Zeugnisse (Abschlusszeugnisse, Dienstzeugnisse) º Kurzübersicht absolvierter Kurse/Schulungen º Informationen zu Rahmenbedingungen/Unterstützungshilfen (sofern benötigt) º Bitte fügen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammen und benennen Sie diese nach folgendem Muster: "Nachname_Vorname.pdf" an das Personalmanagement, Referenznummer 171, der Universität für Bodenkultur, Peter-Jordan-Straße 70, 1190 Wien; E-Mail: [email protected]. Bitte Referenznummer unbedingt anführen! Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind. www.boku.ac.at