Personalreferent & Direktionsassistent (Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Personalreferent & Direktionsassistent (Assistenz der Geschäftsführung) (m/w/d) Das Institut für Pathologie Leverkusen ist ein unabhängiger Kooperationspartner umliegender Krankenhäuser und medizinischer Einrichtungen in der Rhein-Ruhr-Region. Unser Anspruch ist eine präzise Diagnostik, effiziente Abläufe und eine bestmögliche Patientenversorgung. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung einen Personalreferenten & Direktionsassistenten (Assistenz der Geschäftsführung) (m/w/d). Stellenbeschreibung: In dieser vielseitigen Schlüsselposition verbinden Sie Aufgaben im Personalwesen mit der direkten Unterstützung der Geschäftsführung. Sie arbeiten vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen und übernehmen organisatorische, administrative und operative Aufgaben. Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, internen Bereichen sowie externen Partnern und Dienstleistern sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation und effiziente Abläufe. Für diese verantwortungsvolle Position suchen wir eine diskrete, dienstleistungsorientierte und souverän auftretende Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationsgeschick, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein. Ihre Aufgaben Personalreferentin

• Betreuung und Beratung der Geschäftsführung in allen personalrelevanten Fragestellungen
• Begleitung des gesamten Employee Life Cycles – vom Eintritt bis zum Austritt
• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weiteren personalrelevanten Dokumenten
• Unterstützung und Begleitung von Recruiting-Prozessen sowie Bewerbermanagement
• Vorbereitung und Umsetzung von Personalmaßnahmen unter Berücksichtigung arbeitsrechtlicher und personalwirtschaftlicher Anforderungen
• Betreuung und Pflege der Personalstammdaten und Personalakten sowie Zusammenarbeit mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und externen Dienstleistern
• Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Reports
• Mitwirkung bei Personalentwicklungsmaßnahmen sowie bei der Umsetzung und Weiterentwicklung von HR-Projekten und -Prozessen Ihre Aufgaben Direktionsassistentin
• Organisation und Koordination des Tagesablaufs sowie der Termine der Geschäftsführung
• Professionelle Bearbeitung der Telefon-, E-Mail- und Geschäftskorrespondenz sowie vertraulicher Informationen und Dokumente
• Führung und Koordination der Agenda sowie Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Berichten
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern sowie selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben
• Verwaltung und Pflege von Patientenakten und Datenbanken sowie Bestellung von Materialien und Koordination von Reparaturen Ihr Profil
• Qualifikation & Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung im Personalwesen, vergleichbare Qualifikation oder Studium mit Schwerpunkt Personal/HR; mehrjährige Erfahrung im Personalbereich sowie idealerweise in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene.
• Fachkompetenz: Gute Kenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht sowie sicherer Umgang mit personalwirtschaftlichen Fragestellungen und HR-Software.
• Arbeitsweise: Ausgeprägtes Organisationstalent sowie strukturierte, selbstständige, zuverlässige, lösungsorientierte und eigeninitiative Arbeitsweise mit hoher Problemlösungskompetenz.
• Persönlichkeit: Hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative, absolute Diskretion, Vertrauenswürdigkeit, professioneller Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensdaten, sowie ausgeprägte Kommunikations-, Sozial- und Empathie-Fähigkeit und souveränes Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Ansprechpartnern.
• Service & Belastbarkeit: Professionelles und souveränes Auftreten, hohe Serviceorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit sowie sicherer Umgang mit Prioritäten auch in hektischen Situationen.
• Digitale & sprachliche Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools, ausgeprägte digitale Affinität sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. Freude an Teamarbeit und der Weiterentwicklung moderner Personalarbeit. Wir bieten
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit Gestaltungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Arbeitsumfeld sowie eine offene Kommunikation
• Attraktive Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Eine sinnstiftende Tätigkeit im medizinischen Dienstleistungsbereich
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke Ansprechpartner & Kontakt: Wir haben Sie überzeugt und Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung an [email protected] Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung. Ihre Ansprechpartner ist Andreas Beyer (Leitung Zentrale Dienste) Arbeitsort: Vor Ort Art der Stelle Vollzeit (40 Std./ Woche) oder Teilzeit (35 Std./ Woche) Ab: ab sofort