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Office Manager (m/w/d)

Brandenburgisches Landes- institut für Rechtsmedizin · Potsdam, Brandenburg, Germany

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Stellenausschreibung Im Brandenburgischen Landesinstitut für Rechtsmedizin ist mit Wirkung vom 01.01.2027 die Stelle eines/einer Office Manager\*in (w/m/d) (Kennzahl: BLR003/2026) dauerhaft zu besetzen. Dienstort: Potsdam Arbeitszeit: Vollzeit 40 Stunden/Woche Ihr zukünftiger Arbeitgeber: Das Brandenburgische Landesinstitut für Rechtsmedizin (BLR) ist das Versorgungsinstitut für alle forensischen und chemisch-toxikologischen Aufgabenstellungen im Land Brandenburg. Das Institut arbeitet in allen Fachbereichen digital. Rahmenbedingungen:

  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
  • Konstante Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten
  • Mitarbeit in einem Institut des öffentlichen Dienstes in einem motivierten und kollegialen Team
  • Geboten wird ein hohes Maß an selbständigem Arbeiten mit hoher Verantwortung bei vielseitigen und interessanten Aufgaben
  • Zusatzversicherung für Arbeitnehmer/innen im öffentlichen Dienst (Betriebsrente VBL)
  • Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
  • 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement Aufgaben:
  • Eigenständige Organisation und Koordination des Büro- und Verwaltungsbetriebs.
  • Terminmanagement sowie Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen.
  • Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz sowie Erstellung von Schriftstücken, Präsentationen und Protokollen.
  • Anfertigung und Ausfertigung von Sektions- und Gutachtenprotokollen auf Grundlage von Diktaten
  • Verwaltung und Pflege von Akten, Dokumenten und digitalen Ablagesystemen unter Beachtung geltender Datenschutz- und Dokumentationsvorgaben.
  • Unterstützung der Fachbereiche des BLR bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
  • Erstellung von Kostenrechnungen mit Hilfe eines CMS
  • Betreuung des Postein- und -ausgangs sowie Koordination des internen und externen Schriftverkehrs.
  • Ansprechpartner\*in für interne und externe Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen.
  • Pflege von Datenbanken und Übersichten sowie Erstellung von Statistiken und Auswertungen.
  • Vorbereitung der Abrechnungsunterlagen der Rufbereitschaft
  • Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Prozesse sowie Unterstützung bei der Einführung und Anwendung digitaler Verwaltungsverfahren (Behördenpostfach)
  • Unterstützung durch Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben.
  • Planung und Organisation der Lehraufgaben in Abstimmung mit den Universitäten Eignungsprofil:
  • Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens). Sie können telefonische Anliegen sicher aufnehmen und schriftliche Korrespondenz klar und sorgfältig bearbeiten.
  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation.
  • Einschlägige Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit.
  • Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
  • Ausgeprägte Service- und Kommunikationskompetenz sowie ein sicheres und freundliches Auftreten.
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in fachspezifische Software einzuarbeiten.
  • Fremdsprachenkenntnisse in englischer Sprache erwünscht.
  • Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Teamfähigkeit. Hinweise: Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L . Die Stelle ist für Berufseinsteiger\*innen bedingt geeignet. Die Verwaltung des Brandenburgischen Landesinstitutes für Rechtsmedizin (BLR) gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, wenn Sie sich durch das dargestellte Aufgabengebiet angesprochen fühlen. Diese richten Sie bitte unter Angabe der o. g. Kennzahl mit den üblichen Bewerbungsunterlagen bis zum 15.10.2026 an das Brandenburgisches Landesinstitut für Rechtsmedizin
  • Institutsleitung – Postfach 60 04 46 14404 Potsdam Sie können Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen auch per Mail übersenden an [[email protected]](mailto:[email protected]). Für weitere Informationen steht Ihnen Frau Anette Müller, Tel.: 0331/5685115, gerne zur Verfügung.