Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration (m/w/d)

Wir bringen Leistung. Zusammen. Arbeitsort: Ratingen Job-ID: 11803 BPS01! 40 Wochenstunden Die BPS Personalmanagement GmbH ist eine moderne Personalberatungs- und Coachingagentur. Im Auftrag eines Kundenunternehmens in Ratingen ist die Stelle Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration (m/w/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. # Benefits

• Gehalt: 40.000
• 50.000 EUR pro Jahr, je nach Erfahrung und Qualifikation
• Flexible Arbeitszeit: Vollzeit mit 40 Stunden oder, für den passenden Kandidaten, eine 4-Tage-Woche mit angepasstem Gehalt
• Gelegentliches Homeoffice nach erfolgreicher Einarbeitung
• Einstieg auch mit etwas weniger Erfahrung möglich, wenn die Eigenschaften passen
• Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
• Aktiver Einfluss: Sie bauen das Team am Standort Ratingen mit auf und gestalten Prozesse und Systeme mit
• Einarbeitung in die Zahlungsabwicklung, falls dort noch Erfahrung fehlt
• Internationales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der britischen Zentrale
• Spannende Projekte, unter anderem ein großes Rechenzentrumsprojekt in Frankfurt
• Sofortiger Start möglich # Aufgabengebiet
• Steuerung des täglichen Bürobetriebs und Verwaltung von Bürobedarf, Ausstattung und externen Dienstleistern
• Koordination von Geschäftsreisen und Unterkünften
• Organisation von Besprechungen inkl. Tagesordnungen und Maßnahmenprotokollen sowie Bearbeitung eingehender Korrespondenz
• Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen und Klärung von Abweichungen
• Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen bzw. Zahlungsläufen zur Freigabe durch die Geschäftsleitung • Überwachung offener Kunden- und Lieferantenkonten, Unterstützung bei Finanzberichterstattung, Forderungsmanagement und Kundenabrechnung
• Zusammenstellung der Unterlagen für die externen Steuerberater/Buchhalter, die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung übernehmen
• Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen (Freigaben, Liefertermine, Verzögerungen)
• Pflege von Lieferantenstammdaten und Preisinformationen, Aufnahme neuer Lieferanten, Einholung von Angeboten und Unterstützung bei der Lieferantenauswahl
• Organisation von Ein- und Austritten, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Koordination von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Verwaltung von Abwesenheiten sowie Schulungs- und Compliance-Nachweisen, administrative Unterstützung bei der Rekrutierung
• Bearbeitung von Kundenaufträgen und -anfragen, Projektadministration vom Auftragseingang bis zum Abschluss inkl. Dokumentation und Ablage
• Administrative Unterstützung der operativen Teams
• Pflege gelenkter Dokumente und Unterstützung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001, Sicherstellung gesetzes- und richtlinienkonformer Prozesse, Pflege von Nachweisen zu Arbeitsschutz und Schulungen
• Zentrale administrative Ansprechperson zwischen der deutschen Gesellschaft und der britischen Zentrale
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Berichten und Präsentationen, Datenpflege im CAFM-, HR- und weiteren Systemen
• Einführung neuer Systeme und Prozesse, Umsetzung von Effizienzverbesserungen und weitere Aufgaben nach betrieblichem Bedarf # Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann, Kauffrau für Büromanagement, oder gleichwertige Qualifikation
• Fließende Deutschkenntnisse (C1
• zwingend erforderlich) in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2), da die Kommunikation mit der Führungskraft auf Englisch erfolgt
• Berufserfahrung im Office Management oder in der Geschäftsadministration
• Erfahrung in der Finanz-, Einkaufs- oder Personaladministration, gern in einem wachsenden Unternehmen; eine Buchhaltungsqualifikation ist nicht erforderlich
• Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Geschäftsmanagementsystemen (z. B. DATEV, Joblogic) und mit ISO 9001 bzw. Qualitätsmanagementsystemen ist von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
• Gute organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und sichere Priorisierung mehrerer Aufgaben und Fristen
• Zuverlässige, vertrauenswürdige, proaktive, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt und Genauigkeit
• Professionelle Kommunikation, Kunden- und Serviceorientierung sowie hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Flexible, anpassungsfähige und positive Persönlichkeit mit Freude an kontinuierlicher Verbesserung und am Aufbau konstruktiver Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen Bewerbungsunterlagen bitte im PDF-Format einreichen. Eine zeitnahe Rückmeldung erfolgt im Anschluss.