Bassin de candidatures - Gestion documentaire

Filiale exclusive de la Caisse de dépôt et placement du Québec, CDPQ Infra agit à titre de donneur d’ouvrage et de maître d’oeuvre pour de grands projets d’infrastructures publiques. Nous assumons la responsabilité de toutes les phases des projets : conception, planification, financement, développement de projet, stratégie d’approvisionnement, réalisation et exploitation. CDPQ Infra est notamment responsable du déploiement du Réseau express métropolitain (REM) dans le Grand Montréal et de la mise en œuvre du projet TramCité à Québec. CDPQ Infra est aussi membre du groupe Cadence, qui a remporté l’appel d’offres du gouvernement fédéral pour le projet de train à grande vitesse Alto dans le corridor Québec-Toronto. Sommaire du rôle Travaillant au sein de la vice-présidence Projets, la personne titulaire du poste appuie la réalisation des projets et assure le maintien du système de gestion documentaire en place. Principales responsabilités *Les responsabilités associées à ce poste pourraient varier en fonction du niveau auquel il est finalement positionné.

• Effectuer la réception et l’enregistrement de tous les documents des projets;
• Assister les utilisateurs avec l’archivage électronique des documents dans les divers systèmes;
• Assister les employés/utilisateurs dans l’utilisation des outils de gestion documentaires mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies;
• Maintenir un système de suivi pour la réception, l’enregistrement et l’approbation des documents soumis à la CDPQ Infra et signaler toutes les soumissions et approbations tardives;
• Maintenir un système de rapports pour faire le suivi des demandes d’information par des parties externes à partir de la date de réception jusqu’à la date où une réponse est émise et effectuer un rapport sur toutes les réponses en retard;
• Assurer un support au développement et maintien des procédures et les instructions pour les projets, en tenant compte des meilleures pratiques en matière de contrôle des documents;
• Assister aux activités de recherche, de repérage, de codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées;
• Faire le suivi et la relance des documents en processus de revue par le biais de workflows dans le logiciel Aconex;
• Faire le contrôle documentaire selon différentes listes de vérification de qualité
• Participer à la mise à jour des instructions de travail reliées aux bonnes pratiques de la gestion documentaire;
• Effectuer des tâches de formatage, préparation, assemblage de documents pour émission (signatures, mise en page, etc.);
• Effectuer toute autre tâche reliée aux activités décrites dans les différentes instructions de travail et procédures de la gestion documentaire. Exigences recherchées
• Certificat universitaire en archivistique, gestion électronique des documents ou expérience équivalente;
• 2 à 10 ans d’expérience dans une fonction similaire;
• Connaissance du logiciel Aconex (un atout);
• Connaissance de la plateforme SharePoint (un atout);
• Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office;
• Capacité de travailler en équipe;
• Expérience en service à la clientèle;
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Minutie et rigueur;
• Autonomie et polyvalence;
• Sens de l’ordre et de l’organisation. Travailler chez CDPQ Infra, ça représente quoi ?
• Une opportunité de travailler sur des projets concrets et d’envergure;
• Un accès à une multitude de ressources et surtout à des professionnels de domaines variés;
• Un espace de travail stimulant en plein cœur du centre-ville. Note : Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue. CDPQ Infra désire offrir des chances d'emploi égales à toutes et à tous. Nous invitons les femmes, membres de minorités visibles et ethniques, autochtones et personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous nous engageons également à poursuivre l'intégration de la diversité et à en faire une source d'enrichissement et de fierté pour l'ensemble de l'organisation. Veuillez SVP nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement. Des études démontrent que les femmes et les membres de groupes traditionnellement sous-représentés ont tendance à appliquer sur un poste uniquement lorsqu’ils ou elles répondent à toutes les exigences. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, communiquez quand même avec nous !